Специалисты архивного отдела провели гостей по архивохранилищам, рассказали о документах, проинформировали об условиях их хранения, исторической и информационной ценности. Ознакомили с подлинниками различных документов, это протоколы собраний колхозников за 1943 по 1945 годы, где принимались решения оказать помощь Красной Армии, сохранились призывы помочь армии продуктами, вещами, написанные на газетах, ведь с бумагой в годы войны было очень тяжело. Показали студентам акт на вечное пользование землей колхозу «Завет Ильича». Таких актов в архиве сохранилось восемь.
Неподдельный интерес студентов вызвал личный фонд-коллекция Героя Советского Союза, вице-адмирала, выпускника Губкинской школы №10 Ильи Алексеевича Хворостянова. Документы, альбом с фотографиями передали в архив его родственники.
В архивном отделе хранится более 62 тысяч единиц хранения с 1943 по 2023 годы, 104 фонда постоянного хранения (более 28 тысяч дел), 270 фондов по личному составу (34 тысяч дел), принятых от предприятий и организаций-банкротов и ликвидированных без самопреемства. Это наиболее объёмный и сложный участок работы муниципального архива.
Специалисты архива, работающие с документами по личному составу, при исполнении запросов охватывают широкий спектр сведений: оформление и перерасчет пенсий по старости, по выслуге лет, по инвалидности, подтверждение трудового стажа при утрате документов, обучения, подтверждение периодов нетрудоспособности (больничных листов), декретных отпусков и др.
Справки, предоставляемые специалистами, работающими с документами постоянного срока хранения, помогают решать жизненно важные для граждан и организаций проблемы: подготовка к государственной регистрации недвижимости; подтверждение прав собственности на объекты, земельные паи и участки в приусадебных подворьях, садоводческих товариществах, выписки из похозяйственных книг; подтверждение фактов награждения, фактов нахождения в фашистской оккупации и другие.
В конце встречи студенты ознакомились с выставкой «Помнить героев, гордиться земляками».