Управление по работе с обращениями граждан и документооборота

Управление по работе с обращениями граждан и документооборота администрации Губкинского городского округа является структурным подразделением администрации Губкинского городского округа и находится в непосредственном подчинении первого заместителя главы администрации, руководителя аппарата администрации.

Задачи управления:

• Документационное обеспечение деятельности администрации.
• Совершенствование форм и методов работы с документами.
• Упорядочение документооборота, унификация форм документов.
• Обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем, контроль исполнения документов, подготовка документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.
• Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в администрации.
• Организация личного приема граждан главой администрации Губкинского городского округа.
• Документационное обеспечение рассмотрения обращений граждан и организаций, направленных главе и заместителям главы администрации.
• Организационно-методическое руководство работой с обращениями в структурных подразделениях администрации.
• Контроль за сроками рассмотрения обращений, поступающих в адрес главы администрации и заместителей главы.
• Создание и сопровождение базы электронного документооборота в части обращений граждан и организаций.
• Организация проведения на территории Губкинского городского округа Белгородской области общероссийского дня приема граждан.
• Обеспечение при осуществлении своей деятельности приоритета целей и задач по содействию развития конкуренции в сферах деятельности, относящихся к компетенции управления.
• Обеспечение при осуществлении своей деятельности приоритета целей и задач по недопущению, ограничению или устранению конкуренции вследствие нарушения антимонопольного законодательства в сферах деятельности, относящихся к компетенции управления.

Основные функции управления:

• Обеспечивает единую систему работы с обращениями граждан и организаций в администрации на основе информационно-коммуникационных технологий.
• Осуществляет своевременную регистрацию обращений граждан и организаций, поступивших главе администрации и заместителям главы, передачу их на рассмотрение.
• Контролирует своевременное исполнение структурными подразделениями администрации поручений по обращениям граждан.
• Обеспечивает информационно-справочную работу с гражданами и организациями по вопросам рассмотрения обращений в пределах компетенции управления.
• Осуществляет анализ обращений, поступивших главе администрации, заместителям главы, представление информации главе администрации.
• Осуществляет сбор информации об уровне удовлетворенности заявителей рассмотрением обращений.
• Организует и обеспечивает функционирование в структурных подразделениях администрации единой системы делопроизводства.
• Организует работу по проверке соответствия правилам орфографии и делопроизводства представляемых на подпись главе администрации проектов муниципальных правовых актов администрации, организационно-распорядительных документов, служебных писем, других документов, возвращает на доработку документы, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству в администрации Губкинского городского округа.
• Осуществляет работу с поступающей корреспонденцией в СЭД «Электронное правительство Белгородской области».
• Осуществляет регистрацию, отбор и подготовку документов для рассмотрения главой администрации.
• Обеспечивает быстрое и четкое прохождение документов в администрации, их доставку исполнителям, контроль за состоянием делопроизводства в администрации, прохождением и сроками исполнения документов.
• Обеспечивает подготовку протоколов коллегии при главе администрации. 

Перечень нормативных правовых актов, определяющих полномочия, задачи и функции управления:

• Федеральный закон от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
• Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
• Распоряжение Губернатора Белгородской области от 15 июня 2012 года № 389-р «Oб opгaнизaции paбoты oбщественных пpиёмных Гyбеpнaтopа облaсти в мyниципaльных paйoнaх и гopoдских oкpyгaх.
• Распоряжение Губернатора Белгородской области от 12 августа 2015 года № 444-р «Об утверждении Методических рекомендаций по работе с обращениями граждан в органах исполнительной власти, государственных органах Белгородской области».
• Постановление администрации Губкинского городского округа от 21 марта 2022 года № 310-па «Об утверждении положения об управлении и отделах».
• Распоряжение Губернатора Белгородской области от 26 марта 2012 года  № 192-р «О мерах по организации электронного документооборота органов власти Белгородской области».
• Распоряжение Губернатора Белгородской области от 16 декабря 2019 года № 981-р «Об утверждении Правил подготовки и оформления служебных документов в органах исполнительной власти, государственных органах Бел-городской области».
• Распоряжение Губернатора Белгородской области от 27 марта 2019 года  № 239-р «Об утверждении Правил оформления проектов правовых актов Губернатора и Правительства Белгородской области».
• Распоряжение Губернатора Белгородской области от 15 ноября 2018 года № 927-р «Об утверждении индексов в делопроизводстве».
• Распоряжение администрации Губкинского городского округа от 21 апреля 2016 года № 230-ра «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Губкинского городского округа».